مديرية اللوازم والعطاءات والمشتريات

المقدمة

نظرا لاتساع النشاطات البحثية و المالية (لوازم ،عطاءات، مشتريات )للمركز الوطني للبحث والإرشاد الزراعي، ووجود التأثير المتبادل لعمل كل منها على الأخر ، مما يخلق نوع المعوقات تبرز أهمية مديرية اللوازم و العطاءات والمشتريات من خلال الأهداف و المهام التي تسعى الى تحقيقها – وهي خفض التكاليف و توفير المستلزمات، وذلك من خلال إدارة اللوازم بشكل علمي و حسب الأنظمة و التعليمات الصادرة بذلك، و من اجل تبسيط إجراءات العملية الشرائية.

المهام و المسؤوليات

• الإشراف على عمل لجان العطاءات المختلفة و تنظيمها حسب النصوص المتبعة في تعليمات العطاءات رقم (1) لسنة 1994 و تعديلاته.

• الإعلان عن العطاءات حسب تسلسل أرقامها، واستدراج العروض و فتحها وإحالتها على لجان فنية مختصة.

• حضور لجان العطاءات بكامل أعضائها، وتتخذ قراراتها بالإجماع أو الأكثرية و تصديق قراراتها من المدير العام.

• التقيد بالقواعد و الشروط و الإجراءات الخاصة بطرح العطاءات المقررة، بموجب النظام و التعليمات الصادرة بذلك.

• تنظيم إجراءات العطاءات و شروط الاشتراك فيها، تقديم دعوة العطاء، ووثائقها، ودراسة العروض، والإحالة و الضمانات الواجب تقديمها من قبل المناقصين والمتعهدين، والمسؤوليات و الالتزامات المترتبة عليهم عند عدم الالتزام بعرضهم، أو تنفيذ عقود الإحالة المبرمة معهم، وذلك بموجب تعليمات نظام العطاءات.

• تحديد ثمن وثائق دعوة العطاء لتناسب مع نفقات إعداد وطباعة الدعوة و الوثائق المحلية و قيمة العطاء.

• التأكيد على المحافظة على المال العام.

• رسم السياسة العامة لإدارة اللوازم و وسائل تنفيذ السياسة.

• شراء ما يحتاج إلية المركز من اللوازم وفقاً لإحكام النظام.

• حفظ اللوازم المشتركة و اللوازم الفائضة و تخزينها  في مستودعات المركز، و الرقابة على المخزون.

• الاحتفاظ بمواصفات قياسية للوازم ذات الاستعمال المشترك و المتكرر.

• إجراء الجرد على المستودعات المراكز الإقليمية و المحطات.

• حفظ قيود اللوازم المعمرة التي تستعمل لمدة طويلة.

• التعاون مع الدوائر الأخرى المختصة لمعرفة الوسائل والأساليب الخاصة بحسن حفظ اللوازم و صيانتها.

• تخزين اللوازم المشركة اللازمة.

• تخزين اللوازم المعمرة الصالحة والفائضة عن حاجة المركز، والتنسيق مع دائرة اللوازم بهذا الخصوص.

• تحديد مستويات مخزون اللوازم على ضوء الاستعمال السنوي والاحتياجات الفعلية من حيث الرصيد الأعلى و الأدنى.

• التقيد باستعمال السجلات والنماذج الرسمية.

• ضبط لاستلام.

• التخطيط السليم والدقيق لأنشطة الشراء المختلفة، ووضع سياسات وإجراءات لازمة لعملية الشراء.

• مراجعة المواصفات والخصائص للمواد المطلوبة من قبل الطلبات الشراء المختلفة.

• الاستمرار في توفر الاحتياجات من المواد وبالسرعة الممكنة.

• الوصول إلى انسب مصادر التوريد.

• الحصول على انسب الأسعار السارية في السوق وتقلباتها ، وذلك من خلال تقديم العروض لا تقل عن ثلاثة، واختيار الأنسب  و الأجود والمطابق لشروط العطاء، بحيث يكون صاحب العلاقة مشاركاً في فتح العروض.

• وضع أسلوب إجرائي من خلال الحاسوب كما يلي:

1. استقبال طلبات الشراء.

2. إعطاء أرقام متسلسلة.

3. تفريغ المواد المتشابهة في جداول محددة، وإدخالها حسب تسلسلها و تواريخها والجهات الطالبة لها على الكمبيوتر، وذلك لتسهيل عملية الشراء وتسهيل الرجوع إليها عن الحاجة.

• شراء و تخزين احتياجات المركز الوطني للبحث و الإرشاد الزراعي والمراكز الإقليمية من كافة اللوازم.

عدد طلبات الشراء ( نموذج طلب الشراء ) بلغت 1238، نفذت من خلال ما يلي:

1. قرارات الإحالة لعام 2008 بلغت 334 قرار إحالة بقيمة 120514.184دينار أردني.

2. شراء مباشر عن طريق الفواتير بقيمة 30580.226 دينار أردني.

3. عطاءات عام 2008 بلغت 39 عطاء بقيمة إجمالية 292995.129 دينار

4. العطاءات التي طرحت عن طريق دائرة اللوازم العامة بقيمة إجمالية 200099 دينار القيمة الإجمالية للمشتريات بفرعيها العطاءات والمشتريات المحلية لعام 2008 و هي كالتالي:

• العطاءات: بلغت قيمة الإحالات عن طريق الشراء بعطاءات محلية (292955.129 ) دينار أردني.

• المشتريات: (1) عن طريق الشراء المباشر بلغت القيمة 30580.226  دينار، (2) عن طريق الشراء بموجب أوامر الشراء (قرارات الإحالة ) بلغت120514.184دينار. 

بلغ المجموع الكلي للمشتريات لعام 2008 (444049.539) دينارا أردني.

كادر مديرية اللوازم والعطاءات والمشتريات